martes, septiembre 29, 2009

Aspectos legales y éticos de las adquisiciones:

Favor de leer la siguiente nota y enviar comentarios sobre la importancia que ustedes consideren se debe dar a este tema en las empresas en la actualidad, posibles efectos positivos y negativos.




Los aspectos legales de las compras deben ser manejados por una persona que conozca leyes y en su caso normatividad gubernamental aplicable (abogado) y con él deben buscarse que se contemplen los puntos mínimos necesarios para llevar acabo la compra y venta.


El primer y más importante aspecto de los contratos con el proveedor es que se refiere al cuidado de las personalidades y facultades de los contratantes mismas que deberán estar vigentes al momento de la firma, administración, dominio, etc.

Otra aspecto de relevancia mayor es conocer y poder interpretar las clausulas y normatividad aplicables en vigor sobre precios, negociación, tarifas, rebajas etc.

Existen problemas legales que pueden presentarse entre el proveedor y el cliente y en esta categoría se dan los siguientes casos:

*Cambios de cláusulas en el contrato.

*Falsedad ó fraude.

*Contratos ilegales ó contrato nulo.

*Rechazo de los artículos despachados por la compañía.

*Infracción al derecho de patente.

*Reclamaciones por ajuste de seguro.

Estas actividades pueden en ocasiones conducir a una conducta no ética y pueden ofrecerse regalos costosos como viajes o carros para sobornar las consecuciones de algunos agentes que representan al departamento de compras de una compañía en agradecimiento recibiendo de forma privada sumas de efectivo.

Aprovecharse de la cotización de un proveedor.

*Aprovechar el error de la oficina del pedido en cantidad y precio.

*Revelar informes de posibles acciones con proveedores.

*Pasar informes de la compañía a la competencia.

Las auditorias tanto internas como externas están encaminadas a cotejar que las transacciones se hallan hecho siguiendo los procedimientos y normas de compras.

Está verificación se hace por medio de un contador que conozca cada una de las actividades y el orden que deben seguir, Se revisará todos los aciertos contables y estos estarán ligados a movimientos de contabilidad como son pagos y cobros de mercancía.

Estos movimientos deberán coincidir en la información y fechas así como cantidades en inventario y pago de los mismos, cada movimiento contable deberá tener contra recibo, factura, nota de remisión o un recibo de factura que sirva de evidencia para la auditoria antes mencionada.

En esta auditoria debe estar presente el responsable del departamento de compras, de finanzas, y contabilidad para proporcionar la información necesaria y de manera oportuna al auditor.

En organizaciones privadas las auditorias se granizan por instituciones para dar fe de los manejos mercantiles y comerciales de las empresas, as como su declaración de impuestos y reglamentaciones representando a hacienda, secretaria de salud, ecología según sea el giro del negocio a las organizaciones de servicios también se les aplica auditoria por ejemplo, rectoría de una universidad, hospitales etc.

2 comentarios:

  1. Es importante que las empresas deban tomar en cuenta estos aspectos ya que un buen funcionamiento de ellos daría un mejor resultado en cuanto a las adquisiciones y la forma ética de hacerlo ya que desafortunadamente en muchas empresas se presta a que ocurran este tipo de situaciones por no tener un control o vigilancia de las mismas. Los problemas éticos que hoy en día presentan las empresas se encuentran entre el respeto de los intereses de la empresa y los límites que la moral impone a las acciones de las personas encargadas de las adquisiciones. El comportamiento individual es impredecible, y no siempre defienden los intereses de la empresa, es por eso que debe recurrir a las auditorias, las cuales nos van ayudan a verificar si se está cumpliendo con las normas establecidas.pienso que en cualquier área de la empresa la vigilancia resulta más importante que nunca, esto para hacer que cada vez más la ley sea respetada. Sin duda una parte muy importante sobre los aspectos legales de las compras es que, si deben ser manejadas por personal que conozca del tema o a su vez capacitar para que pueda manejarlos. Ya que evitarían muchos errores y confusiones para la empresa.

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  2. Sin duda el conocer los aspectos legales en una organización es importante, pero aún más en el área de compras, pues se manejan contratos, licitaciones y pagos entre otros procedimientos los cuales se pueden hacer de forma no etica y afectar con ésto a los intereses de la empresa.
    Asimismo se debe contratar a una persona especializada para tratar los asuntos legales de una empresa, pues son ellos quienes conocen todos los aspectos importantes de los contratos mercantiles, y por supuesto en un momento dado defender a la empresa de abusos y tambien de errores cometidos dentro de la misma.

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